“Amai, die werkt 70 uur per week. Dat is waarschijnlijk ne belangrijke en succesvolle mens.” Tegenwoordig wordt ‘druk zijn’ beschouwd als een statussymbool. Waardoor het zelfs oncomfortabel voelt om niet constant bezig te zijn.
‘Bezig zijn’ staat niet gelijk aan productiviteit.
Maar natuurlijk herken je ook de dagen waarop je van ’s morgens vroeg tot ’s avonds laat bezig bent en op het einde van de dag nog altijd het gevoel hebt dat je eigenlijk niets nuttigs hebt gedaan … Je raakt in de ‘waan van de dag’. Een valkuil voor veel leidinggevenden.
Het idee dat meer werken gelijkstaat aan verhoogde productiviteit is een grote misvatting. In werkelijkheid is vaak het tegenovergestelde waar. De dagelijkse stortvloed aan ad-hoc taken kan ertoe leiden dat je nooit toekomt aan de projecten waaraan je echt wilt werken en dus een pak minder productief bent.
In dit artikel geef ik je vier concrete time management tips die – als je ze consistent toepast – ervoor zullen zorgen dat jouw gezonde passie en werklust niet omslaan in ‘toxic productivity’.
#1 Delegeren: efficiënt werk overdragen
Wanneer je delegeert, zet je iemand anders in je bedrijf in voor het behalen van jouw resultaten. Je draagt de taak over aan een ander, maar je behoudt wel de eindverantwoordelijkheid voor het resultaat.
‘Maar Dominique, ik voel me altijd zo schuldig als ik delegeer.’
Uit onderzoek blijkt dat leidinggevenden vaak wel willen delegeren, maar het in veel gevallen niet doen. Heel wat managers twijfelen over het kunnen delegeren en hoe dit overkomt op de medewerkers.
Leidinggevenden zien delegeren nog te vaak als ‘werk afschuiven’ op iemand anders.
Delegeren is niet voor watjes. Het vraagt durf en moed, een unieke competentie van leidinggevenden en managers.
Door te delegeren toon je vertrouwen in de kwaliteiten van de medewerker en geef je de kans om te leren en groeien. En neen, niet alles wat je zelf doet, doe je meestal beter (sorry, Roger). Vaak delegeer je een bepaalde taak ook omdat deze beter past bij een ander en dus de efficiëntie verhoogt.
En als het echt zo is dat een ander de taak niet voldoende goed kan uitvoeren, check dan eens:
- Delegeer ik de juiste taak?
- Delegeer ik de taak aan de juiste persoon?
- Delegeer ik de opdracht op de juiste manier?
#2 Afstand nemen: doordacht in actie gaan
Als leidinggevende word je geconfronteerd met talloze vragen en beslissingen die snel moeten worden genomen. De operationele zaken vragen voortdurend jouw aandacht en actie en tegelijk dien je ook het overzicht te behouden over ‘the bigger picture’.
Doordat we het altijd ‘druk, druk, druk’ hebben, beginnen we soms aan dingen zonder er voldoende over na te denken. Met alle gevolgen van dien op onze productiviteit. Afstand nemen is dan de boodschap.
Afstand nemen is geen luxe, maar een noodzaak voor elke leidinggevende die streeft naar effectiviteit en succes op de lange termijn.
Het idee van afstand nemen lijkt misschien tegenstrijdig in een wereld waarin onze tijd kostbaar is en er constant betrokkenheid wordt verwacht. Maar geloof me, even uitzoomen is geen verspilling van tijd, maar een investering in betere besluitvorming, creativiteit en efficiëntie.
Ik daag je uit:
- Reserveer voor de komende maand iedere week 1 dagdeel (bijvoorbeeld een dinsdagnamiddag) om echt afstand te nemen. Enkele uren waarop je niet bezig bent met werken IN je bedrijf, maar AAN je bedrijf. Geef aan je medewerkers aan dat je op dat moment niet bereikbaar bent. Het is wellicht even wennen, maar je zult waarschijnlijk ook denken: dit had ik veel eerder moeten doen!
- Bonus: Probeer dagelijks 10-15 minuten vrij te maken voor zelfreflectie en een analyse van je planning. Ben je bezig met de essentie of opnieuw brandjes aan het blussen?
#3 Wat is belangrijk en wat is dringend?
Door hier inzicht in te krijgen, kun je je tijd richten op de zaken die het meest bijdragen aan je doelen en succes. Dit voorkomt dat je je laat leiden door constante dringende maar niet-noodzakelijke taken.
Belangrijk’ en ‘dringend’ zijn alleszins geen synoniemen.
Dit fundamenteel concept komt uitgebreid aan bod in Stephen R. Covey zijn boek “The 7 Habits of Highly Effective People.” Daarin vat hij het onderscheid tussen ‘belangrijk’ en ‘dringend’ samen in de Eisenhower Matrix, die vier kwadranten bevat:
- Belangrijk en dringend: Dit zijn zaken die onmiddellijke aandacht vereisen, zoals noodsituaties en urgente deadlines. Deze taken moet je onmiddellijk aanpakken.
- Belangrijk, maar niet dringend: Deze zaken hebben betrekking op langetermijndoelen en strategische planning. Ze zijn cruciaal voor succes, maar missen vaak de druk van onmiddellijke urgentie.
- Niet belangrijk, maar dringend: Dit zijn zaken die vaak als afleidingen dienen, zoals onnodige telefoontjes en onderbrekingen. Ze lijken dringend, maar dragen weinig bij aan langetermijndoelen.
- Niet belangrijk en niet dringend: Deze zaken zijn tijdverspillers, zoals overmatig tijd besteden aan sociale media, onnodige vergaderingen of onbelangrijke taken. Ze moeten zoveel mogelijk worden vermeden.
Dit onderscheid maken, helpt je om je tijd effectiever te plannen en controle te behouden over je agenda.
#4 Monotasking
Proficiat, je haalde het tot de laatste tip! 😉 De kans dat je je op weg naar deze alinea enkele keren hebt laten afleiden is echter groot.
Keek je tijdens het lezen op je smartphone? Checkte je jouw mail?
Stel je voor waartoe je in staat zou zijn wanneer je (weer) kan focussen op één taak, in plaats van drie tegelijk.
Alhoewel multitasking geassocieerd wordt met snel en productief werken, blijkt uiteindelijk dat ons brein gemaakt is om slechts één taak tegelijk met volle aandacht uit te voeren. Jongleren met meerdere taken kost vooral heel veel energie, zorgt onbewust voor bakken stress en de kans dat je fouten maakt is groot.
Door te monotasken kan je je op één ding concentreren en volg je een gestroomlijnde workflow. Door dieper te graven lever je doordachter werk af en kan je complexe taken in minder tijd uitvoeren.
Enkele quick wins die NU al kan doen:
- Zet alle meldingen op je smartphone en computer uit. Vergeet ook het meldingsgeluid van je e-mail niet.
- Sluit alle tabbladen die niet nuttig voor je zijn.
- Ruim je bureau op zodat je niet afgeleid raakt door die ene onbetaalde factuur of die lange to do lijst.
Wanneer je gewend bent ganse dagen te multitasken, kan gerichte aandacht vinden in het begin stroef verlopen. Maar je zal zien: eens je de voordelen ervan (opnieuw) ervaart, wil je nooit meer terug. Oefen geduld en wees niet te streng als je af en toe eens afdwaalt. Het besef dat je afgeleid bent, is al de eerste stap! 😉
Met dit artikel wil ik duidelijk maken dat effectief time management van cruciaal belang is om het maximale uit je kostbare tijd te halen en productiever te zijn. Alles begint met te beseffen dat ‘druk zijn’ niet noodzakelijk gelijkstaat aan productiviteit.
Door te delegeren, afstand te nemen en te monotasken lever je beter werk, bespaar je tijd, behoud je overzicht en verspil je geen energie.
Wanneer je ook het onderscheid kan maken tussen wat belangrijk en wat dringend is, dan kan je je tijd helemaal richten op taken die het meest bijdragen aan jouw lange termijn doelen en succes.
Beter presteren in minder tijd, met minder stress!
Ik ben heel erg benieuwd: welke methode (en dat moet zeker geen van bovenstaande zijn!) helpt jou in het beter/efficiënter verdelen van je tijd?
